Tietosuojaseloste

Johdanto

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Barona Oy (myöhemmin Barona) on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.

 

1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi työnhakupalveluiden tuottamiseksi ja tarjoamiseksi, työnhakijoiden ja asiakasyritysten yhteen saattamiseksi sekä näihin toimintoihin kulloinkin liittyvien palveluiden kehittämiseksi, asiakasviestinnän ja -suhteiden hoitamiseksi ja markkinoinnin ja mainonnan toteuttamiseksi. Käsittelemme henkilötietoja myös, kun laki sitä meiltä edellyttää tai kun oikeutetut etumme sen mahdollistavat.

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi asiakassuhteemme aikana. Tietyissä tilanteissa keräämme myös tietoja muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksellasi tai lain sallimissa rajoissa.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein alla määriteltyihin tarkoituksiin.

 

Henkilötietojen käsittelytarkoitus Käsittelyn oikeusperuste
Palvelun tuottaminen
Asiakassuhteen muodostamiseksi ja työnhakupalveluiden tuottamiseksi keräämme työnhakijalta yhteystiedot sekä muut yksilöivät tiedot (esim. syntymäaika), sellaiset tiedot jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi (esim. koulutus, ammatti, erityisosaaminen, ajokorttitiedot, auton käyttömahdollisuus työtehtävissä), työnhakijan työnhakua koskevat tiedot (toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot) sekä työnhakijan työkokemukseen liittyvät tiedot (esim. työnhakijan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot, työtehtävien laatu sekä työnantajan antamat suositukset). Lisäksi tallennamme esimerkiksi rekrytoijan arviot henkilön soveltuvuudesta tehtävään, mahdolliset referenssit, palveluun liittyvän viestinnän hakijan ja asiakasyrityksen kanssa.

Lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa keräämme myös työnhakijalta luottotiedot, mahdollisten turvallisuusselvitysten tulokset sekä rikostaustaotteen esittämiseen ja siihen liittyvät tunnistetiedot, työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvät tiedot. Työnteko-oikeuden varmistamiseksi varmistamme kansalaisuuden.

Asiakasyritykseltä keräämme perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.  

Sopimus

 

Suostumus

 

Oikeutettu etu

 

Lakisääteinen velvoite

Palvelun toimittaminen
Palvelun toimittamiseksi käsitellään ja tallennetaan palveluprosessin aikana, esim. tilaustiedot, tiedot tapaamisista, osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet, palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle asiakasyritykselle työnhakijan esittely on lähetetty ja rekisterinpitäjän asiakkaana olevaan asiakasyritykseen liittyvät erityiset tiedot, kuten yhteisön toimiala ja koko. Suostumus

 

Oikeutettu etu

Asiakaspalvelu, -viestintä ja laskutus
Asiakaspalvelussa, -viestinnässä ja laskutuksessa käsittelemme asiakassuhdetta koskevia tietoja, maksutietoja, tietoa tilatuista uutiskirjeistä ja asiakaspalautteesta. Oikeutettu etu
Analysointi, tilastointi sekä liiketoiminnan ja palvelujen kehittäminen
Analysointia, tilastointia sekä liiketoiminnan ja palvelujen kehittämistä varten keräämme ja käsittelemme  asiakassuhdetta ja asiakasyrityksiä koskevat tietoja, esim. asiakkaiden suosimia palveluita ja asiakaspalautetta sekä työnhakijoita koskevia työnhakuun liittyviä tietoja esim. palvelun käyttö, paikkakunta ja ikä. Oikeutettu etu

 

Suostumus

Suoramarkkinointi ja markkinointikampanjat
Käsittelemme henkilötietoja (esimerkiksi yhteystietoja sekä  tiedot työnhakijoiden ja asiakasyritysten käyttämistä palveluista) palveluidemme markkinoimiseen. Käytämme henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköpostitse ja tekstiviestitse) vain etukäteen annetun suostumuksen nojalla.

Voimme myös markkinoida puhelimitse tai kirjeitse mikäli tämä on lain nojalla sallittua.

Suostumus

 

Oikeutettu etu

Verkkosivustomme käytön analysointi
Asiakkaan antaman suostumuksen perusteella analysoimme verkkosivustomme käyttöä esim.  IP-osoitetta, käyttöjärjestelmää, selainversiota ja päätelaitteen mallia sekä sivustoa, jolta on siirrytty Baronan verkkopalveluun. Suostumus

2. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöstentekoa. Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ihmisen osallistumatta päätöksen tekoon.

 

3. Arkaluonteiset tiedot

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Henkilötietojesi käsittely ei sisällä arkaluonteisten tietojen käsittelyä.

 

4. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

  • Konsernin sisällä: Tietoja käsitellään Barona-konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereissä, jotka liittyvät tässä selosteessa ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin.
  • Viranomaiset: saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta.
  • Yritysjärjestelyt: yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn olennaisiin asiakastietoihin.
  • Suostumus: voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Hakemuksesi nimetyn asiakasyrityksen avoinna olevaan tehtävään katsotaan suostumukseksi luovuttaa hakutietosi kyseiselle asiakasyritykselle.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

 

5. Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu fyysisellä ja sähköisellä kuluvalvonnalla, käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset työntekijät, joilla työtehtäviensä puitteissa on siihen oikeus.

 

6. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

  • Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen.

  • Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

  • Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.

  • Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus

Lisäksi voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille (esim. CV).

  • Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Jos haluat esittää vaatimuksen, tai jos sinulla on kysymyksiä liittyen oikeuksiisi tai tähän tietosuojaselosteeseen, ota meihin yhteyttä sähköpostilla privacy@barona.fi tai kirjeitse Barona Privacy, Töölönlahdenkatu 3B, 00100 Helsinki.

 

7. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Säilytämme sinun tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen 1. kohdassa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Kaikki tiedot liittyen työnhakuun säilytetään rekisterissämme 2 vuotta viimeisestä toimenpiteestä tai yhteydenotosta.  

Asiakasyrityksiin liittyvät asiakastiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa asiakassuhteen päättymisestä. Muiden selosteessa mainittujen käyttötarkoitusten mukaisten tietojen osalta tiedot säilytetään niin kauan kuin suostumus on voimassa.

Tämän jälkeen tietosi ensin poistetaan näkyvistä käyttäjillemme ja varoajan poistetaan lopullisesti myös varmuuskopioistamme tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

 

8. Evästeiden käyttö

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste eli ns. cookie-toiminto on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen tietokoneesi asetuksista.

 

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.

 

10. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Barona Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:

Barona Oy

Y-tunnus          2808477-9

Osoite               Töölänlahdenkatu 3 B, 00100 Helsinki, Suomi

Sähköposti      privacy@barona.fi

Puhelin            020 198 3460